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Onlinemeeting organisieren: Tipps für die Videokonferenz

In der Corona-Pandemie gehören Telefon- und Videokonferenzen sowie Onlinemeetings in vielen Unternehmen zum Alltag. Der Austausch mit den Kollegen per Telefon oder Videochat erfolgt auf Abstand und lässt sich ohne das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes durchführen. Doch nicht nur in Zeiten von Corona bietet die neue Art von Meetings viele Vorteile. Wie du ein Onlinemeeting organisieren kannst, erfährst du mit meinen Tipps.

Was sind die Vorteile von Videokonferenzen?

Der digitale Wandel setzt neue Massstäbe und stellt Unternehmen verschiedene Optionen zur Verfügung, um den Büroalltag zu optimieren. Speziell Videokonferenzen und Onlinemeetings erfreuen sich grosser Beliebtheit. Kein Wunder, die digitalen Treffen bieten viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Da keine Anreise zum Meeting erfolgen muss, entfallen die Flug- oder Fahrtkosten. Neben der Kostenersparnis profitieren Unternehmen ebenso von einem geringeren Zeitaufwand. In einer Videokonferenz können die Teilnehmer sich von überall aus „einklicken“. Auf diese Weise sind Beschlüsse schneller erfasst und Projekte lassen sich zügiger bearbeiten.

Wenn du ein Onlinemeeting organisieren musst, hast du deutlich weniger Aufwand. Die Anmietung von Räumlichkeiten, die Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten oder das Bereitstellen von Snacks und Getränken entfällt. Des Weiteren können so viele Teilnehmer der Videokonferenz beisetzen, wie das System ermöglicht.

Wie ein Onlinemeeting organisieren?

Für ein erfolgreiches Onlinemeeting sind die präzise Planung, Organisation und Durchführung das A und O. Schliesslich sollen alle Teilnehmer aktiv an der Videokonferenz beteiligt sein und das Meeting zufrieden verlassen. Meine Tipps zum Onlinemeeting organisieren sollen dir helfen, dass alles reibungslos abläuft.

1. Prüfe die benötigte Soft- und Hardware auf ihre Funktionalität.
2. Checke die Stärke der Internetverbindung.
3. Starte ein Test-Meeting mit vier oder fünf freiwilligen Teilnehmern aus dem Büro.
4. Verschicke die Einladung mit allen Informationen (Datum, Uhrzeit, Link, Logindaten, Tagesordnung, sonstige Unterlagen) an die Teilnehmer des Onlinemeetings.
5. Stelle den (unerfahrenen) Teilnehmern einen verständlichen Wegweiser zusammen, wie beispielsweise die Kamera oder der Ton eingestellt wird.
6. Bereite dich inhaltlich und sprachlich auf die Videokonferenz vor, damit du das Ziel des Meetings verfolgen kannst und bei den Teilnehmern gut ankommst.
7. Binde die Teilnehmer aktiv in die Konferenz mit ein.
8. Achte darauf, dass alle Teilnehmer respektvoll miteinander umgehen.

Fazit: Ein Onlinemeeting organisieren ist nicht schwer. Wenn die Technik läuft, die Teilnehmer gute Laune haben und du den Ablauf gut vorbereitet hast, kann nichts mehr schiefgehen!